ただの事務員でも仕事を効率的に工夫したら評価されるようになった

ただの事務員でも仕事を効率的に工夫したら評価されるようになった

就職した時、あまりにも非効率な仕事が多く驚いたのはきっと私だけじゃないはず。

だって私の働く会社は業界1位の大企業。にもかかわらずそうなんですもん!

たしかに会社自体年齢層も高く、パソコンのパの字を聞いただけでもアレルギーでちゃう人もたくさんいるので、便利にしようと思ってもなにかを新しくするって、なかなか難しいのかもしれませんけどね🤔

もしかしたら私とおなじように、仕事のやり方を変えたい、改善したい業務がある、教えられた仕事のやり方自体が古いと感じる、そんな人がいるのでは!?と思い、実際に私がどうしたか、その結果どうなったか、というのを書いておこうかと思います!

仕事のやり方は自分で変えてもいい

意外と思い込んでいる人が多いのは、仕事のやり方を教えてもらったらそれを変えてはいけないということ。でも、実際はそんなことありません✨

もっと効率的に、もっと良く、そういう風に工夫するのは大切だし、そういう気持ちを持ちながら仕事をするって大事なんじゃないかって思うんです。

特に最近は働き方改革が進められて、なるべく短い時間の中でいいパフォーマンスを見せる必要がありますよね!

仕事をしていて、不便だな、面倒だな、そう思う部分があればそれが業務改善のヒントです😌💕

そこをスルーせず、どうしたらその面倒を取り除けるか?と考えるといいですよ〜!!

色々な仕事を時短化していく必要性を感じています

私は、事務員として経理事務と営業事務を担当しています。

経理は毎日同じことの繰り返し。金庫のお金を入出金し、振込を処理し、支払いをし、お金を数えます。対応に困るイレギュラーはほとんど起こりません。たまに謎の金額の入金があるくらい…w

営業事務としては、営業マンのサポートをします。電話対応、来客対応、受発注や見積をすることも。ここは事務員によってできることが様々なのですが、わたしは本当に、ありとあらゆる仕事を受けます、それが営業マンの求めることなら。

私は、会社の売り上げを伸ばすのに営業事務ってすごく大切だって考えているんです。体がひとつしかない営業さんの売り上げを増やすには、その人じゃなくてもできる仕事をいかに分担するのかにかかっていると思うんです。そして私は直接お金は生み出せなくて、営業マンの稼いでくれたお金でお給料をもらっているわけです。

そうなると、営業事務としての仕事の時間をたっぷり取るためにはいかにイレギュラーの少ない経理の時間を短くするか、という工夫が必要でした。

実際に私が時短化した業務

手書きの経理伝票の印刷化

まず、手書きで書いていた出金伝票や入金伝票を印刷できるようにしました。

用紙が会社指定のものなので ワードやエクセルを使い、フォーマットを作成しました。正直指定のマスに全てずれないように収めるにはちょっと時間はかかりますが、ここで時間をかけることでそのあとの労力は雲泥の差です🙌

マクロを勉強して一発で自動印刷

また、振込があったらそれを振込専用の入金伝票に手書きしていたのですが、それをインターネットバンキングからCSVで取り込んだデータをシートに貼り付ければ、手数料などを全て計算、ボタン一つで一発で印刷できるようにマクロを組みました!

月末は100件近い振込があるので、手数料を計算して手書きで伝票を起こすのに、100件で3時間から4時間かかる作業でした。でも月末こそ営業さんのサポートに力を入れたいジレンマ…!

一発印刷できるようにしたことで、全体の作業を10分あればできるようになりました。しかも式で計算してくれるから、計算機で計算してた時のようなケアレスミスがない!!最高!!

数字見すぎて目がしょぼしょぼしてミスしちゃうんだよね

コピペツールを導入して文章入力を時短

見積や受注などで、同じ型番を階ごとに分けて入力することがあります。となると、何度も同じ型番を入力する必要があるんですね。だとしたらここはチャンス!

通常コピー&ペーストだと1件しか記憶されませんが、コピペツールを使えば何十件もコピーの記録が残ります。微々たることかもしれませんが、これが積もり積もると大きく変わってくるんですよね。

共有フォルダを活用

共有フォルダを作成し活用しました。価格表、作ったチラシ、今月のメーカーさんの広告など。

これも導入は少し手間でしたが、整備さえしてしまえばあとは楽です。いちいち営業さんに電話して価格を聞くこともなく、自分が病欠してもデータを引っ張ってもらえばチラシは営業さんが自分で印刷できる。

結局、人⇔人の連絡もかなり時間を取るので、必要のないことはわざわざ聞いたりしなくていいようにするのは効率的です。

定期的にフォルダ内をさらにフォルダ分けしたり、タイトルを最適化してあげるメンテナンスをすると、みんながしっかり使ってくれました。スキャンでPDF化したものとか、結局営業さんはタイトル変えてくれなかったりするので日付になっちゃってたりするんですよね。それをきちんと「○○さま2019年4月ご請求書」とかって変えてあげるだけで、めちゃくちゃあとが楽になったりします。

自分が面倒・不便に感じる業務から変えていくこと

上記以外にも細かいことは書ききれないくらい色々工夫して変えました。やらなくてよさそうなことをやめたりもしました。

やっぱり最初にも書いたんですけど、結局は今自分の感じてる不便をなくすっていうところから入るのがベストかなって思います。

あなたが不便に感じてることなら誰かも不便に感じてるはずだし、そうじゃなかったとしても、あなたが快適に仕事をすること、パフォーマンスをあげることって楽しく働く上ですごく大切なことです。

そういう姿勢を見てるひとは絶対にいて、そうするとまたそこから時短のアイデアを求められたり、実際に一緒に改善したりするつながりができます。

私はそんな風にして、残業をガンガン減らし、でもパフォーマンスは上げ、スーパー事務員と呼ばれるまでになりました。

ここまでやってきて思ったのは、最初に「これってこのままやらないといけないの?この仕事効率悪くない?」って思ったことって、ほとんど変えて大丈夫だったってことです。

はじめは教わった通りにやってみて、非効率的な仕事はどうしたらよくなるか?っていうのは、案外誰でも意見を出してよくて、変えてもいいんだって。

それができないと、ただの会社員として代わりのきく歯車になってしまう。

私は、やっぱり私だけにしかできない仕事のスタイルを見つけたかった。だから、本当にやってよかったって思います。小さなことから見つけて変えていってみませんか?

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